Мурованокуриловецька Районна Державна Адміністрація
Мурованокуриловецький район, Вінницька область

ЗВІТ про роботу архівного відділу райдержадміністрації за 2017 рік

Переглядів: 900

                                                                     

                                                                                   Основні організаційні заходи

      Підготовлено та подано на розгляд райдержадміністрації проект розпорядження «Про затвердження графіку передачі документів на державне зберігання до архівного відділу райдержадміністрації в 2017 році»

  Надано методичну та практичну допомогу в організації роботи трудового архіву: у підготовці проекту доповнень до Районної програми фінансової підтримки комунальної установи «Мурованокуриловецький районний Трудовий архів»; плануванні та звітності про його роботу;  погоджені плану роботи трудового архіву та звіту про його діяльність; виявленні документів з особового складу ліквідованих юридичних осіб тощо.

        Здійснювався моніторинг забезпечення збереженості документів, що зберігаються в архівному відділі.

                                     ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЗБЕРЕЖЕНОСТІ ТА ДЕРЖАВНИЙ ОБЛІК ДОКУМЕНТІВ.

     Внесено 2 зміни у паспорт архівного відділу.

     На нові надходження сформовано 2 справи фонду, 2 справи фонду поповнилися новими обліковими документами.

     Внесено 2 зміни в картотеку форми № 6, 4 зміни в паспорт архівного відділу.

              ФОРМУВАННЯ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ І ЕКСПЕРТИЗА ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ. ОРГАНІЗАЦІЯ        ЗБЕРІГАННЯ В АРХІВНИХ ПІДРОЗДІЛАХ ПІДПРИЄМСТВ, УСТАНОВ І ОРГАНІЗАЦІЙ.

    Формування НАФ

     Доопрацьовано списки №1-3  юридичних та фізичних осіб

- список № 1 - юридичних осіб – джерел формування НАФ, що передають документи до архівного відділу станом на 01.01.2018 року нараховує 46 юридичних  осіб.

       Порівняно з минулим 2017 року  , кількість юридичних осіб списку №1 зменшилась на 4. У зв’язку з ліквідацією( реорганізацією) із списку виключено- 1.6.- відділ розвитку інфраструктури РДА;  1.10- відділ у справах сім’ї та молоді РДА; 2.2- управління юстиції; 17.2 - управління Пенсійного  фонду України .

        - список №2 юридичних осіб – джерел формування НАФ, документи яких не передаються на державне зберігання, станом на 01.01.2018 р. нараховує  17 юр. осіб;

         - список №3 юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ  станом на 01.01.2018 р.  нараховує  136 юр. осіб.

           На державне зберігання надійшов  2 нових фонди – ліквідованого відділу Держгеокадастру у Мурованокуриловецькому районі та відділу у справах сім’ї та молоді РДА та 3 частини фондів – Снітківської сільської ради, управління Пенсійного фонду України.

     У 2017 році прийнято 126 справ постійного зберігання з місцевих виборів ( жовтень 2015 року).

                                                                                ЕКСПЕРТИЗА ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ

     Організовано роботу експертної комісії архівного відділу, проведено 4 засідання ЕК. Розглянуто 28  питань.

                                            ОРГАНІЗАЦІЯ ЗБЕРІГАННЯ В АРХІВНИХ ПІДРОЗДІЛАХ УСТАНОВ,

                                                                           ОРГАНІЗАЦІЙ, ПІДПРИЄМСТВ.

        Станом на 01.01.2018р. список №1 налічує  46 юридичних осіб. Протягом року 3 з них погодили з ЕК архівного відділу РДА номенклатури справ.

         Підготовлено заключення (експертні висновки) на описи та інші супровідні документи,  що надсилалися на розгляд ЕПК:

-  до  3 описів  на  справи   юридичних осіб списку №1 ут.ч:

на 268 справ постійного зберігання, 91 – з кадрових питань  (особового складу),  350-  тривалого зберігання;  

- до 3 актів про виділення документів до знищення на 884 справи;                      - заключення до 3 номенклатур справ, що розглядалися  ЕК архівного відділу)

     Організовано упорядкування документів в  3 установах списку №1,

1 - списку №3. В ході роботи особам, які займались упорядкуванням, надавалася методична та практична допомога.

           Здійснено перевіряння  стану  діловодства  у   сільських та селищній радах району  перевірено  4 юридичних  особи  списку №1.

Окрім того, комплексне перевіряння здійснено у 1 юридичної особи- управління економіки РДА.

    Здійснено перевіряння наявності  та  стану  документів в 4 установах списку №1. Перевірено наявність 737 справ п. зб.( погосподарські та будинкові книги, нотаріальні справи та документи з реєстрації актів громадянського стану); 413  справ з кадрових питань (особового складу).

                                                          ВИКОРИСТАННЯ ІНФОРМАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ.

     Виконано 4 запити на публічну інформацію ( видано копії рішень та додатків до них селищної ради за 2009 рік,копії розпоряджень РДА за 1996-2007 роки, які оформлені згідно вимог, щодо надання конфеденційної інформації).

     Із 222  звернень та запитів громадян, що надійшли в архівний відділ:

- 89  про трудовий стаж , що складають 40 % від загальної кількості;

- 71- з підтвердження майнових прав на землю та нерухоме майно, що складають  31 % від загальної кількості;

-  62  фактологічного характеру, що складають 29 % від загальної кількості.

Аналіз кількості та тематики виконаних запитів свідчить, що переважає кількість запитів із підтвердження майнових прав на землю та нерухоме майно ,  підтвердження членства та зарахування в трудовий стаж  в колгоспах , КСП.

       З метою вдосконалення довідкової роботи вжито ряд заходів, а саме:

- оформлено куточок відвідувача архівної установи, де зазначається розпорядок роботи, зразки оформлення звернень та заяв громадян;

- поновлено картотеку обліку місцезнаходження документів з особового складу як діючих, так і ліквідованих юридичних осіб (із зазначенням інформації про склад архівних документів, їх кількості, крайніх дат, пошукових даних, місць зберігання).

 

      

      

 

 



« повернутися до списку новин